(intervista realizzata per Comunitàzione.it)

Buongiorno Sig. Madaio. Bentornato su Comunitàzione. TenStep Italia è una società specializzata nello sviluppo di Metodologie di Project Management, all’avanguardia nella fornitura di servizi di consulenza e formazione. Abbiamo già parlato con lei del Project Management e di quelli che sono l’offerta formativa e i prodotti TenStep Italia Parliamo ora dei servizi di consulenza offerti da TenStep Italia.

Quelle offerte da TenStep Italia sono soluzioni standard o possono essere personalizzate in base alle esigenze del cliente? La consulenza che offre TenStep Italia riguarda soluzioni personalizzate in base alle esigenze del cliente, anche se la base di conoscenza sulla quale si fonda, per forza di cose, è standard. Vale a dire che adottiamo un approccio già collaudato presso altri clienti internazionali, per dare il massimo in ogni situazione particolare. Noi ci proponiamo di riprendere un progetto in crisi, rispondere ad una gara, avviare un nuovo progetto, fare il check-up dello stato di un progetto, formare nuovi dirigenti, impostare un PMO. Proprio come molti VIP assumono un personal trainer per stare in forma, molti manager impegnati hanno bisogno di un personal coach che li aiutia fare di più e meglio. In questa ottica siamo in grado di definire un programma di coaching personalizzato per qualsiasi manager in base alle sue necessità.

In cosa consiste il programma di Coaching e Mentoring fornito da TenStep Italia? In che modo questo servizio può aiutare il cliente?

Un programma di Coaching e Mentoring consiste nell’aiutare un manager a recuperare delle situazioni che gli stanno sfuggendo di mano, senza minimamente diventare invasivi. Al contrario, noi agiamo nell’ombra in difesa della posizione e della carriera del manager o dell’organizzazione che ci utilizza. Si tratta di lasciarsi osservare nel proprio ambiente lavorativo ed accettare delle critiche o quantomeno osservazioni sul proprio operato. Mettersi in discussione è una dimostrazione di intelligenza e non una debolezza come molti temono. Ovviamente i nostri suggerimenti non sono la panacea a tutti i mali, però riescono a far meditare sul proprio comportamento in azienda, ed aiutano a trovare la propria strada. L’attività di Coaching è semplicissima: si individuano delle aree sulle quali intervenire e con brevi incontri si analizzano insieme le varie situazioni. Si parte dal caso reale, e ci si confronta con la prassi più comune ed i casi analoghi a noi noti. Si ottiene un feedback immediato sulla propria situazione che potrà essere oggetto di approfondimenti successivi anche a distanza. Il vantaggio per il manager consiste nell’aver manifestato un suo problema ad un esterno, il quale per professione analizza simili situazioni e gli fornisce uno scenario di soluzioni possibili. Un manager che vuole essere maggiormente apprezzato dalla propria organizzazione e migliorare la propria leadership, deve continuamente crescere professionalmente e personalmente. Chi si ferma è perduto!

Per un progetto è molto importante la documentazione riguardante la gestione progetto e il ciclo di vita del progetto. Quali informazioni può dare TenStep Italia ad un’organizzazione al fine di aiutarla a realizzare una buona documentazione?

Sappiamo tutti che un contratto può essere stipulato anche con una semplice stretta di mano. Ma non sempre è sufficiente. Un progetto che coinvolge più organizzazioni, molte risorse e che dura alcuni anni, deve essere documentato nei minimi particolari fin dal principio. Tuttavia proprio i progetti grandi e di lunga durata incappano in molte varianti in corso d’opera. Se tali varianti non vengono tracciate con rigore, a fine progetto ci possono essere delle brutte sorprese. Il nostro contributo consiste nel sensibilizzare l’organizzazione sull’importanza del controllo dei documenti vivi e nella loro diffusione agli interessati giusti. La documentazione di un buon progetto diventa una best practice, cioè un patrimonio dell’azienda per i progetti successivi, ma non è certo questo lo scopo principale della documentazione. La documentazione ha lo scopo di semplificare la conoscenza del ciclo di vita del progetto ed è il supporto principale di ogni decisione.

Molte organizzazioni, oggi, non seguono metodologie ben definite per portare a termine un progetto. TenStep Italia può aiutare a diffondere in modo capillare all’interno di un’organizzazione una metodologia efficace?

Purtroppo tutti pensano di utilizzare una metodologia. E’ umano. In realtà ogni cosa che facciamo si basa su un’esperienza, documentata nel nostro cervello. I project manager più creativi non gradiscono che la loro azienda imponga delle regole, preferirebbero continuare ad utilizzare il buon senso e la propria inventiva. Questo lusso non è più consentito. Occorrono delle regole codificate e condivise, non solo per rapportarsi all’interno della propria azienda, ma soprattutto per relazionarsi con l’esterno. Con il mercato globale, non si compete se non si è in grado di rispondere ad una gara in modo appropriato ed in tempi sempre più brevi. Questo significa che occorrono schemi di riferimento comuni, standard, in modo da non perdere tempo a determinare la forma di una proposta, ma arrivare subito al nocciolo: farsi capire. Quindi non è più il caso di produrre documenti personalizzati, sempre più difficili da confrontare; occorre, invece, allinearsi su metodologie riconosciute ed accettate a livello mondiale. Il vantaggio è evidente. Dopo qualche anno dovremmo parlare tutti lo stesso linguaggio.

Quali sono i servizi per la gestione del portafoglio progetti offerti da TenStep Italia?

Nessuna azienda ha le risorse per tutte le necessità di business. Un processo di gestione del portafoglio progetti offre la possibilità di scegliere, mettere in priorità, autorizzare e gestire la totalità di lavoro dell’organizzazione. Ciò comprende il lavoro che è stato ultimato, il lavoro in corso ed il lavoro che è stato approvato per il futuro. La gestione del Portafoglio progetti può consentire all’organizzazione di rispondere ad alcune domande di base, molto difficili, riguardo al lavoro fatto ed i benefici prodotti. TenStep Italia dispone di un modello predefinito per implementare la gestione del portafoglio in una organizzazione. Il nostro approccio si limita a dare una serie di consigli pratici, lasciando al cliente la facoltà di applicare tutto o solo una parte della nostra metodologia.

Il nostro intervento generalmente è caratterizzato da:

• Un workshop di un giorno per illustrare le basi della gestione portafoglio progetti e far maturare le decisioni fondamentali. • Delle sessioni di lavoro congiunto per definire il modello di portafoglio più idoneo al contesto. • La preparazione di un Business Plan personalizzato con la determinazione dei passi da compiere per arrivare a gestire il proprio portafoglio progetti. • La definizione di uno schema di riferimento per gestire i progetti nuovi che emergono nel corso dell’anno.

In cosa consiste il servizio Audit di progetto? Qual è il fine delle ispezioni di progetto che può effettuare TenStep Italia?

Il servizio di Audit consiste nell’aiutare il management a comprendere l’effettivo stato di un progetto. A volte occorre molto tempo per rendersi conto che un progetto è in crisi e quando lo si scopre può essere troppo tardi. In pratica una figura esterna, valuta la situazione del progetto analizzando i numeri (cosa abbastanza ovvia) e soprattutto il clima che regna intorno al progetto. E’ facile intuire, con un po’ di esperienza, se insieme ai numeri il progetto gode della fiducia dei principali stakeholder e se vi sono i presupposti per concludersi nei tempi, nel budget e con il livello di qualità predefinito.

Un check-up va considerato un momento di crescita professionale ed è una buona occasione per porsi delle domande semplicissime: • Se esiste una buona definizione del progetto o un valido capitolato di appalto, • Se il project manager ha il pieno controllo della schedulazione e del budget, • Se il project manager gestisce proattivamente schedulazione, budget, rischio, contenuto, qualità, comunicazione, etc. Se ciò non accade può emergere che il team ha bisogno di supporto o semplicemente di più formazione.

In che modo TenStep Italia può aiutarci a definire un progetto?

TenStep Italia può organizzare dei workshop per singoli team di progetto per impostare il processo di Definizione di Progetto. Discutendo il contenuto e l’approccio del progetto si ha la possibilità di condividere gli obiettivi di progetto.

In pratica il nostro approccio consiste nell’aiutare il team a pronunciarsi su: • gli obiettivi di progetto • il contenuto del progetto • le assunzioni fatte per il progetto • i rischi di progetto ed un piano iniziale del rischio per ogni livello di rischio • le stime iniziali della durata del progetto, del costo e dell’impegno di risorse • l’allocazione delle risorse umane e le esigenze organizzative • l’approccio complessivo del progetto • le raccomandazioni per chi deve rivedere ed approvare la Definizione del Progetto • i passi successivi

Queste informazioni fondamentali rappresentano la base per avviare un progetto e il lavoro non dovrebbe partire senza prima conoscerle.

Il più delle volte un progetto può andare a buon fine anche incontrando qualche piccolo problema. Ma per quei progetti che si trovano in uno stato di “crisi”, TenStep Italia, in che modo può aiutare i suoi clienti? Tutti i progetti possono avere dei momenti critici, ciò non significa che non si possono concludere positivamente, magari con qualche piccolo sostegno. Il nostro servizio sui progetti in crisi prevede: • L’accertamento del fatto che il progetto è realmente in crisi. Se lo è, si individuano le possibili azioni correttive, oppure se è necessario un intervento più radicale. • La determinazione delle cause dei problemi. (di fronte alle politiche aziendali ovviamente ci si ferma, ma si fa riconoscere che quella è la causa e non altre). • La definizione di un Piano di Recupero con relativi sacrifici per concludersi o la giustificazione di una proposta di abbandono.

Dove possiamo trovare maggiori informazioni sui servizi di consulenza offerti da TenStep?

La ringrazio per l’opportunità che mi ha dato di esporre la nostra visone della consulenza specialistica. Vorrei aggiungere che il mondo della consulenza è notevolmente cambiato. L’abitudine a convivere per lunghi periodi con il cliente non è più sostenibile. Il cliente vuole dei risultati per ogni servizio di consulenza ed è questo l’approccio vincente. Infatti bisogna essere specialistici e fornire del valore anche con un colloquio di un’ora. Quanto qui sostengo è ampiamente descritto ed esemplificato nel nostro sito sotto Servizi di Consulenza. E’ un approccio collaudato negli Stati Uniti e portato avanti dal Gruppo TenStep in tutto il mondo. In ogni caso, i lettori possono contattarmi anche direttamente via telefono, email o modulo di contatto. Il sito è www.tenstep.it e la mia email vitomadaio@tenstep.it

La ringrazio per la sua disponibilità